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Datenschutz

Impressum
 
Datenschutzordnung des Dart Club Urbach 1991 e.V.



 
1. Grundsätzliches

 
1.1. Gesetzliche Grundlagen
 
Beim Dart Club Urbach 1991 e. V. werden personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt sowohl unter Verwendung von automatisierten Datenverarbeitungsanlagen als auch in manueller Dokumentation. Der Dart Club Urbach 1991 e. V. unterliegt damit den Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG-neu) sowie der geltenden EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

 
1.2 Begriffsbestimmungen
 
Personenbezogene Daten: alle Daten, die zur Identifizierung einer natürlichen Person dienen, sowie darüber hinaus sämtliche Informationen, die etwas über die persönliche oder tatsächliche Situation einer Person aussagen.
 
Erheben: Datenbeschaffung durch Befragung oder Ausfüllen von Formularen.
 
Verarbeiten: Speichern von Daten, Verändern, Übermitteln, Sperren, Löschen, Anonymisieren.
 
Nutzen: Verwendung von personenbezogenen Daten für die Verwaltung und Betreuung von Vereinsmitgliedern.
 
Im weiteren Verlauf der Datenschutzordnung des Dart Club Urbach 1991 e. V. wird der Begriff „Datennutzung“ als Sammelbegriff für das Erheben, Verarbeiten und Nutzen von personenbezogener Daten verwendet.
 
Automatisierte Verarbeitung: Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung unter Einsatz elektronischer Anlagen und Programme.
 
manuelle Dokumentation: Datenerfassung und Speicherung in Papierform, sei es als handschriftlich ausgefülltes Formular oder als ausgedruckte Liste.
 
Verantwortliche Stelle: jede Institution oder Person, die personenbezogene Daten für sich selbst erhebt, verarbeitet oder nutzt.
 
Betroffener: natürliche Person, deren Daten genutzt werden

 
1.3 Zulässigkeit der Datennutzung
 
Eine Datennutzung ist nur zulässig, sofern es eine Vorschrift des BDSG-neu, der DSGVO oder eine sonstigen Rechtsvorschrift erlaubt oder der Betroffene eingewilligt hat. Die Zulässigkeit der Datennutzung ergibt sich aus der DSGVO, Artikel 6 Ziffer 1 (b)
 
„ 1. Die Verarbeitung ist nur rechtmäßig, wenn mindestens eine der nachstehenden Bedingungen erfüllt ist:
a) Die betroffene Person hat ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben
 
b) die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich.
 
„Beruht die Verarbeitung auf einer Einwilligung, muss der Verantwortliche nachweisen können, dass die betroffene Person in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten eingewilligt hat.“
 
Einwilligungen für die Datennutzung durch den Dart Club Urbach 1991 e. V. können durch den Betroffenen (Vereinsmitglied) widerrufen werden.
 
Einwilligungen können auch durch Kinder und Jugendliche erfolgen, sofern sie in der Lage sind, die Konsequenzen der Verwendung ihrer Daten zu verstehen. Sofern eine derartige Verständnisfähigkeit zu verneinen ist, muss für die Datennutzung die Einwilligung eines Sorgeberechtigten erfolgen.



 
2. Erhebung personenbezogener Daten durch den Dart Club Urbach 1991 e. V.

 
2.1 Erhebung von Daten der Vereinsmitglieder
 
Folgende Daten sind notwendige Daten zur Verfolgung der Vereinsziele und zur Betreuung und Verwaltung der Mitglieder:
 
a) Name
b) Anschrift
c) Geburtsdatum
d) Geschlecht
e) Bei Minderjährigen eine gesetzlichen Vormund
 
 
Die notwendigen Daten nach Buchstaben a – d werden gleichzeitig Daten eines sportartenspezifischen Dachverbandes, sofern das Mitglied die Aufnahme im Dachverband beantragt.
Sofern lediglich der Dart Club Urbach 1991 e. V., nicht aber die einzelne Person Mitglied im Dachverband ist, werden notwendige Daten nach Buchstaben a - d nicht gleichzeitig Daten des Dachverbandes.
Angaben nach Buchstaben e werden in keinem Fall Daten eines anderen Verbandes.
 
Alle weiteren Daten, die vom Dart Club Urbach 1991 e. V. im Rahmen der Aufnahme als Mitglied, der Anmeldung zu Veranstaltungen oder sonstigen Datenerhebungen erfolgen, sind freiwillig. Hierauf wird bei Erhebung der Daten hingewiesen.
 
Zu den freiwilligen Daten im Rahmen der Verwirklichung der Vereinsziele sowie der Verwaltung und Betreuung der Mitglieder gehören in nicht abschließender Aufzählung unter anderem:
 
Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Erklärungen zu Urheberrechten und Rechten am eigenen Bild, Bekleidungsgrößen, sportartenrelevante körperliche Beeinträchtigungen, Allergien, Kontodaten, Teilnahmen und Platzierungen an Wettkämpfen außerhalb des Vereins sowie sportliche Qualifikationen, die außerhalb des Vereins erworben wurden.

 
2.1.1 Hinweis zu Kontodaten
 
Kontodaten werden, soweit ein SEPA-Lastschrift-Mandat erteilt wird, im Rahmen der Abrechnung von Beiträgen und Gebühren gespeichert. Der guten Ordnung halber weisen wir darauf hin, dass auch die Kontodaten von Vereinsmitgliedern, die nicht am Lastschriftverfahren teilnehmen, durch den Kontoauszug dem Dart Club Urbach 1991 e. V. bekannt werden und bei elektronischem Kontoauszug auch gespeichert werden.

 
2.2 Erhebung von Daten Dritter
 
Der Dart Club Urbach 1991 e. V. erhebt Daten von anderen Personen als von Vereinsmitgliedern (Lieferanten, Gästen, Zuschauern, Besuchern, Teilnehmern an Veranstaltungen) soweit dies für berechtigte Interessen des Vereins notwendig ist und keine besonderen Schutzbedürfnisse der Betroffenen bestehen.
Bei Gästen, Zuschauern und Besuchern beschränkt sich dies im Regelfall auf die Legitimation der Anwesenheit, also Identifizierung als Angehöriger eines Vereinsmitglieds oder sonstiger Interessent.

 
2.3 Erhebung von Personaldaten der Beschäftigten des Vereins
 
Der Dart Club Urbach 1991 e. V. erhebt und nutzt personenbezogene Daten von Vorstandsmitgliedern, Schriftführer, Kassenprüfern sowie weiteren Funktionsträgern des Vereins, soweit diese Daten für die Verwirklichung der Vereinsziele, die Betreuung von Mitgliedern sowie die Verwaltung des Vereins notwendig sind.



 
2.4 Erhebung von Daten von Besuchern des Internetauftrittes des Vereins

 
2.4.1 Datenerhebung zur Abwehr von Angriffen auf die IT-Struktur
 
Der Dart Club Urbach 1991 e. V. erhebt und speichert im Rahmen eines Zugriffsprotokolls direkt beim Provider der Homepage die ungekürzte IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffes sowie die URL, auf die zugegriffen wurde. Dies dient ausschließlich dazu, unberechtigte Zugriffe zu erkennen und durch geeignete Gegenmaßnahmen auszuschließen. Als unberechtigte Zugriffe werden insbesondere DDOS-Attacken, Zugriffsversuche auf geschützte Bereiche sowie Versuche der Übermittlung von Spam über Kontaktformulare oder Gästebuch bewertet. Die Zugriffsprotokolle werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Eine Auswertung der erhobenen Daten findet nur statt, wenn sich anhand der Protokollierung ein Anfangsverdacht auf Versuch der missbräuchlichen Erlangung von personenbezogenen Daten ergibt.

 
2.5 Hinweispflicht
 
Bei der Erhebung personenbezogener Daten belehrt der Dart Club Urbach 1991 e. V. über die Zulässigkeit der Datennutzung nach Ziffer 1.3 dieser Datenschutzordnung.



 
3. Speicherung personenbezogener Daten

 
3.1 Technische und organisatorische Maßnahmen
 
Der Dart Club Urbach 1991 e. V. trifft Maßnahmen nach Stand der Technik, um die Sicherheit personenbezogener Daten in automatisierten Datenverarbeitungssystemen sowie manuellen Dokumenten zu gewährleisten. Hierzu gehören:
- Zugangskontrolle und Beschränkung zu den Datenverarbeitungssystemen (online / offline) über Benutzername und Passwort
- verschlüsselte Übertragung bei der Datenerhebung über Onlineformulare (https://)
- verschlüsselte Übertragung bei der Bearbeitung, Speicherung und Nutzung in einem Online-Datenverarbeitungssystem (https://)
- verschlüsselte Kommunikation über Mail-Accounts des Vereins (SSL/TLS)

 
3.2 Datenverarbeitung im Auftrag
 
Der Dart Club Urbach 1991 e. V. schließt mit dem Betreiber des Servers, auf dem das Datenverarbeitungssystem des Vereins installiert sowie die Datenbank gespeichert wird, einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung ab. Betroffene haben das Recht, den Inhalt des Vertrages einzusehen.



 
4. Nutzung von personenbezogenen Daten

 
4.1 Nutzung von Mitgliederdaten
 
Der Dart Club Urbach 1991 e. V. erhebt Daten ausschließlich für den Zweck der Verfolgung eigener Vereinsziele und zur Mitgliederbetreuung und Verwaltung.

 
4.2 Nutzung von Daten Dritter
 
Daten Dritter werden ausschließlich genutzt, soweit dies für die Verfolgung eigener Vereinsziele notwendig ist. Hierbei beschränkt sich die Nutzung auf diejenigen Zwecke, für die der Dart Club Urbach 1991 e. V. Daten erhoben oder erhalten hat..



 
5. Verarbeitung personenbezogener Daten und Übermittlung

 
5.1 Datenübermittlung an Vereinsmitglieder
 
Vereinsmitglieder haben, mit Ausnahme der Funktionsträger des Vereins, keinen Zugriff auf die personenbezogenen Daten anderer Mitglieder. Soweit im Einzelfall für die Organisation von Veranstaltungen notwendig, können jedoch Kontaktdaten in notwendigem Umfang an einzelne Mitglieder herausgegeben werden, ohne dass diese Funktionsträger sind, soweit die jeweils Betroffenen dem zustimmen.

 
5.2 Mitteilungen in Aushängen und Vereinspublikationen
 
Die Offenbarung personenbezogener Daten in Aushängen und Vereinspublikationen beschränkt sich auf die Bekanntgabe von Mannschaftsaufstellungen und Spielergebnissen sowie die dienstlichen Erreichbarkeiten von Funktionsträgern.

 
5.3 Datenübermittlung an Dachverbände und andere Vereine
 
Personenbezogene Daten der eigenen Mitglieder dürfen an andere Vereine nur übermittelt werden, soweit diese dort benötigt werden, um die Vereinsziele des eigenen Vereins oder des anderen Vereins zu verwirklichen, beispielsweise bei der Teilnahme von Vereinsmitgliedern an Veranstaltungen anderer Vereine.

 
5.4 Datenübermittlung an Sponsoren und Firmen zu Werbezwecken
 
Eine Datenübermittlung an Sponsoren und Firmen zu Werbezwecken findet nicht statt. Über Ausnahmen entscheidet die Mitgliederversammlung.

 
5.5 Veröffentlichungen im Internet
 
Im Internet (Homepage & soziale Netzwerke) wird von Funktionsträgern der Vor- und Zuname veröffentlicht. Weitergehende personenbezogene Daten (Vita) der Funktionsträger werden nur mit ausdrücklicher Genehmigung im Internet veröffentlicht.
 
Bei Teilnahme von Vereinsmitgliedern an öffentlichen Veranstaltungen und Wettkämpfen werden die Namen der Teilnehmer und deren Ergebnisse bekanntgegeben. Soweit für die Wertung relevant, werden zusätzlich Daten des Mitgliedes bekanntgegeben. Jedem Vereinsmitglied steht das Recht zu, diese Erlaubnis zur Veröffentlichung für den Einzelfall oder insgesamt zu widerrufen. Hierfür muss ein schriftlicher Antrag eingereicht werden.
 
Ausnahmen gelten für Gruppenfotos von Veranstaltungen unter Bezug auf das Grundsatzurteil des BGH vom 28.05.2013 (Az.: VI ZR 125/12):
 
„Die Veröffentlichung von Foto- und Videoaufnahmen bei Sportveranstaltungen sind zulässig, wenn durch ihre Verbreitung keine berechtigten Interessen der Darbietenden verletzt werden. Da sich die Teilnehmenden an sportlichen Wettkämpfen auf Foto- und Videoaufnahmen während des Wettbewerbs einstellen müssen, kommt es hierbei nicht auf die Anwesenheit eines Pressefotografen, die Anzahl der Teilnehmer oder die Dauer des Wettkampfes oder Turniers an.“

 
5.6 personenbezogene Auskünfte an die Presse und andere Massenmedien
 
Pressemitteilungen und Auskünfte gehören zur normalen Öffentlichkeitsarbeit eines Vereins. Personenbezogene Daten werden in diesem Rahmen nur dann veröffentlicht, wenn es sich um einen Bericht über eine sowieso öffentliche Veranstaltung handelt und schutzwürdige Interesse der Mitglieder dem nicht entgegenstehen.

 
5.7 Übermittlung für Zwecke der Wahlwerbung
 
Eine Datenübermittlung zum Zwecke der Wahlwerbung findet nicht statt.

 
5.8 Übermittlung an Gemeindeverwaltungen
 
Verlangen Gemeindeverwaltungen im Rahmen der Nachweisführung der ordnungsgemäßen Verwendung von Zuwendungen die Vorlage von Listen mit Namen der Betroffenen, ist der Dart Club Urbach 1991 e. V. zur Übermittlung entsprechender notwendiger Daten berechtigt.

 
5.9 Datenübermittlung an Arbeitgeber eines Mitgliedes und die Versicherung
 
Gegenüber Arbeitgebern verweist der Dart Club Urbach 1991 e. V. auf den Grundsatz der Datendirekterhebung bei seinem Mitarbeiter.
Anfragen einer Versicherung werden ausschließlich im Rahmen der Schadensabwicklung in notwendigem Umfang beantwortet. Vor Auskunftserteilung wird das Mitglied hierzu angehört.

 
5.10 Kreis der Zugriffsberechtigten auf Daten
 
Die Mitglieder des Vorstandes und der Verantwortliche für die Datenverarbeitung erhalten Vollzugriff auf die persönlichen Daten inklusive der Ergänzung, Änderung und Löschung von Daten. Die Verantwortliche für die Schriftführung und Kassenführung erhälten Zugriff die Adressdaten sowie die für die Beitragsberechnung erforderlichen Daten wie Zugehörigkeit zu bestimmten Beitragsrollen. Der Zugriff beinhaltet eine Schreibberechtigung für Daten zur Beitragszahlung.
Die Übungsleiter erhalten Lesezugriff auf die Adressdaten aller Mitglieder, den erfasste Erziehungsberechtigten bei Minderjährigen sowie die Angaben zu körperlichen Beeinträchtigungen oder Allergien.



 
6. Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten

 
6.1 Umsetzung rechtlicher Vorgaben
 
Das Verfahren zur Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten richtet sich nach  Art. 16 und 17 EU-DSGVO.
Personenbezogene Daten sind zu berichtigen, wenn diese unrichtig sind.
Personenbezogene Daten müssen gelöscht werden, wenn:
- ihre Speicherung unzulässig ist
- die Kenntnis der Daten zur des Zwecks der Speicherung nicht mehr notwendig ist
- der Sachverhalt, zu dem die Daten gespeichert wurden, erledigt ist und seid Entstehung des Grundes der Datenerhebung mehr als 3 Jahre vergangen sind
- der Betroffene dies verlangt.
Anstelle der Löschung sind personenbezogene Daten für die weitere Verarbeitung zu sperren, wenn für Sachverhalte, für die diese Daten erhoben wurden, besondere Aufbewahrungsfristen gelten. Dies betrifft in nicht abschließender Aufzählung: Geschäftsbriefe, Buchungsbelege und Verwendungsnachweise in Zusammenhang mit öffentlicher Förderung.
Gleiches trifft zu, wenn die personenbezogenen Daten Bestandteil rechtlicher Ansprüche für oder gegen den Dart Club Urbach 1991 e. V. sind.
 
Personenbezogene Daten werden weiterhin gesperrt, soweit ihre Richtigkeit vom Betroffenen bestritten wird und sich weder die Richtigkeit noch Unrichtigkeit feststellen lässt.
 
Soweit gesperrte oder gelöschte personenbezogene Daten zu einem früheren Zeitpunkt nach Ziffer 5.5 dieser Ordnung veröffentlicht wurden, wird der Dart Club Urbach 1991 e. V. unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologien und der Implementierungskosten angemessene Maßnahmen treffen, auch Links zu den personenbezogenen Daten zu löschen (Recht auf Vergessen).
 
Beim Ausscheiden oder Wechseln von Funktionsträgern wird sichergestellt, dass sämtliche Mitgliederdaten entweder ordnungsgemäß gelöscht oder an einen anderen Funktionsträger des Vereins übergeben werden und keine Kopien und Dateien und auch keine Zugriffsberechtigungen beim bisherigen Funktionsträger verbleiben.
 
 
6.2 Technische Beschreibung der Datenlöschung
 
Personenbezogene Daten in automatisierten Datenverarbeitungssystemen werden durch Entfernen des entsprechenden Datensatzes gelöscht. Da zur Aufrechterhaltung der Datenintegrität und Datensicherheit jedoch von der Datenbank nach Ziffer 3 dieser Ordnung Sicherheitskopien gefertigt werden, setzt der Dart Club Urbach 1991 e. V. die sichere Löschung von personenbezogenen Daten wie folgt um:
- Sicherungskopien der Datenbank werden spätestens 3 Jahre nach Erstellung der Sicherung durch mehrfaches Überschreiben sicher gelöscht.
- einzelne personenbezogene Daten, die nicht in einem Datenverarbeitungssystem, sondern manuell erfasst wurden, wie eingescannte Dokumente, werden, sobald die Notwendigkeit für deren Speicherung entfällt, durch mehrfaches Überschreiben der einzelnen Datei sicher gelöscht.
- E-Mails, die personenbezogene Daten enthalten, werden durch Löschen und anschließendes Leeren des Ordners mit gelöschten Elementen gelöscht.
- Datenträger des Vereins, auf denen personenbezogene Daten gespeichert wurden, werden durch mehrfaches Überschreiben des gesamten Datenträgers sicher gelöscht, bevor eine Weitergabe an Dritte oder Entsorgung erfolgt.
- manuell erfasste oder dokumentierte personenbezogene Daten in Papierform werden zur Vernichtung gesammelt (hierbei weiterhin als zu schützende Daten behandelt) und vom Dart Club Urbach 1991 e. V. vernichtet.



 
7. Organisatorisches

 
7.1 Bestellung eines Datenschutzbeauftragten
 
Nach Prüfung des gesetzlichen Grundlagen (BDSG-neu und DSGVO) stellt der Dart Club Urbach 1991 e. V. fest, dass:
 
§  weniger als 10 Personen mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind
 
§  die notwendigen Daten zur Mitgliederverwaltung (Name, Anschrift, Geburtsdatum, Geschlecht) keine „sensiblen Daten“ enthalten
 
§  „sensible Daten“ nur aufgrund vorheriger Einverständniserklärung der Mitglieder freiwillig erfasst werden
 
§  personenbezogene Daten nicht zum Zweck geschäftsmäßiger Übermittlung dienen (Datenhandel).
 
Somit liegt keine gesetzliche Verpflichtung vor, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Der Vereinsvorstand kümmert sich daher selbst um die Einhaltung des Datenschutzes durch den Verein.

 
7.2 Verpflichtungen auf Wahrung des Datengeheimnisses
 
Alle Personen, die Zugang zu Mitgliederdaten haben, werden auf die Wahrung des Datengeheimnisses verpflichtet.

 
7.3 schriftliche Regelung zum Datenschutz, Veröffentlichung und Inkrafttreten
 
Die Grundzüge der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten werden durch diese Datenschutzordnung geregelt. Sie tritt, mit Inkrafttreten der DSGVO, zum 25.05.2018 in Kraft und ist den Vereinsmitgliedern durch Veröffentlichung auf der Homepage (www.dc-urbach.de/datenschutz) zugänglich.



© Quellenangabe und Weiterverwendung: Diese Datenschutzordnung wurde unter Verwendung der Handreichungen des Landesbeauftragten für den Datenschutz Baden-Württemberg sowie der darauf basierenden Datenschutzordnung des SFV Feuerblume e. V. erstellt und individuell angepasst.
 
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